個⼈情報保護規定
基本理念
第１条
規程の⽬的
法人合同会社Ｒｅｂｏｒｎが開設する訪問看護ステーションヴォイス及びヴォイス東熊本（以下「ステーション」という）及び相談支援事業所ヴォイス（以下「相談支援事業所」）のすべての職員は、この「個⼈情報保護規程」および「個⼈情報の保護に関する法律」、「同施⾏令」、厚⽣労働省「医療・介護関係事業者における個⼈情報の適切な取り扱いのためのガイドライン」に基づき、契約者やその家族に関する個⼈情報を適切に取り扱い、利⽤者等から信頼される事業所であるよう、たゆまぬ努⼒を続けていくものとする。
第２条
守秘義務
すべての職員は、その職種の如何を問わず、ステーションおよび相談支援事業所の従業者として、職務上知り得た個⼈情報を、正当な事由なく第三者に漏らしてはならない。ステーションおよび相談支援事業所在職中はもとより、退職後も漏洩してはならない旨を雇⽤契約時の契約内容に締結する。
⽤語の定義
第３条
⽤語の定義
この規程で使う⽤語の定義は、以下のとおりとする。
(1) 個⼈情報契約者やその家族の個⼈を特定することができる情報のすべて。⽒名、⽣年⽉⽇、住所等の基本的な情報から、既往症、診療・介護サービスの内容、検査結果、介護認定結果、それらに基づいてステーションおよび相談支援事業所の職員がなした判断、評価・観察等までをも含む。
(2) 訪問看護記録等看護、介護の過程で利⽤者等の⾝体状況、症状、介護サービスについて作成または収集された書⾯等の⼀切。当ステーションおよび相談支援事業所で取り扱う代表的な記録としては以下のとおり。「訪問看護計画書」「訪問看護記録」「訪問看護指⽰書」「居宅介護⽀援計画書の写し」「情報提供書」「介護調査票」「調整会議に伴う書類」「各委員会に伴う書類」など。
(3) 匿名化個⼈情報の⼀部を削除または加⼯することにより、特定の個⼈を識別できない状態にすること。匿名化された情報は個⼈情報としては扱われない。ただし、その情報を主として利⽤する者が、他の情報と照合することによって容易に特定の個⼈を識別できる場合には、未だ匿名化は不⼗分である。
(4) 職員ステーションおよび相談支援事業所の業務に従事する者で、正職員のほか、嘱託職員、派遣職員、臨時職員を含む。ステーションおよび相談支援事業所と業務委託契約を締結する事業者に雇⽤されステーションおよび相談支援事業所から委託された業務に従事する者については、委託先事業者においてこの規程に準じた取り扱いを定め、管理するものとする。
(5) 開⽰契約者やその家族に対して、これらの者がステーションおよび相談支援事業所の保有する契約者に関する情報を確認するために、請求に応じて情報の内容を書⾯で⽰すこと。書⾯として記録されている情報を開⽰する場合には、そのコピーを交付することとする。
個⼈情報の取得
第４条
利⽤⽬的の通知
ステーションおよび相談支援事業所は、契約者等から個⼈情報を取得する際には、その情報の利⽤⽬的、当該情報を第三者に提供する場合について、事前に契約者やその家族に通知しなくてはならない。
第５条
利⽤⽬的の取得及び更新
前項の⼿順に従い、特定した利⽤⽬的を後に変更する場合には、利⽤者等に利⽤⽬的の変更内容を通知し、同意のうえ署名を受けなければならない。ただし、利⽤⽬的を変更する場合には、変更前の利⽤⽬的と相当の関連性を有すると認められる範囲を超えることのないよう留意しなくてはならない。
個⼈情報の取り扱いと保管
第５条
紙媒体により保存されている訪問看護記録等
(1) 個⼈情報の保管については、所定の鍵付きの保管場所に収納し、滅失、毀損、盗難等の防⽌に⼗分留意するものとする。
(2) 訪問看護サービス等を業務に利⽤する際には、滅失、毀損、盗難等の防⽌に⼗分留意するとともに、記録の内容が他の利⽤者等など部外者の⽬に触れないよう配慮しなくてはならない。
(3) 作成した記録等を、事後に修正する場合には、事前の記載が判別できるように⼆重線で抹消し、訂正箇所に訂正者印を押印するものとする。この⽅法によらずに訪問(看護・介護)記録等を書き改めた場合には、改竄したものとみなされることがあるので、⼗分留意するものとする。
(4) 管理者は、所管する訪問(看護・介護)記録等の事業所外持ち出しおよび返却に関して、⽇時、利⽤者等、持ち出しの⽬的等を記録することとする。
(5) 法定保存年限（その完結の⽇から２年間）を経過した記録等を廃棄処分する場合には、裁断または溶解処理を確実に実施するものとする。
(6) ステーションおよび相談支援事業所で保管中の記録等につき、安全かつ継続的な保管が困難な特別の事由が⽣じた場合には、管理者はその記録類の取り扱いについて、すみやかに当事業所を所管する荒尾市と協議するものとする。
職員の職種、員数及び職務内容
第６条
電磁的に保存されている個⼈情報等
(1) 個⼈情報等を電磁的媒体を⽤いて保存している場合は、情報へのアクセス制限等を適宜実施するものとする。また、通信回線等を経由しての情報漏出、外部からの不正侵⼊等の被害を未然に防ぐよう、厳重な措置を講じるものとする。特に、職員以外の者が⽴ち⼊る場所またはその近くにおいてコンピュータ上の個⼈情報等を利⽤する際には、モニターに表⽰された画⾯を通じて利⽤者等の個⼈情報が外部の者の⽬に触れることのないよう留意しなくてはならない。
(2) 電磁的媒体に格納された個⼈情報等は、機械的な故障等特別な事由により情報が滅失したり⾒読不能となることのないよう、適宜バックアップの措置を講じるものとする。また、バックアップファイルおよび記録媒体の取り扱い、保管は、責任者の管理のもとに厳重に取り扱うものとする。
(3) コンピュータ内の個⼈情報等の全部または⼀部を、ステーションおよび相談支援事業所外での利⽤のために、他のコンピュータまたは記録媒体等に複写することは原則として禁⽌する。ただし、職務遂⾏上やむを得ない場合には、匿名化のもと⾏うことができるものとする。その場合において、複写した情報の利⽤が完了したときは、速やかに当該複写情報を記録媒体等から消去するものとする。
(4) 電磁的⼿法により紙媒体に出⼒した場合には、紙媒体の記録等と同等に厳重な取り扱いをしなくてはならない。使⽤⽬的を終えた紙⽚は、裁断など、他の者が⾒読不可能な状態にして速やかに廃棄しなくてはならない。
保険請求事務以外での個⼈情報等の利⽤
第７条
⽬的外利⽤の禁⽌
ステーションおよび相談支援事業所は、法律の定める利⽤⽬的の制限の例外に該当する場合を除き、予め契約者やその家族の同意を得ないで第４条で特定した利⽤⽬的の範囲を越える個⼈情報を取り扱ってはならない。
第８条
記録等に含まれる情報を請求事務以外の場⾯で利⽤する場合には、その利⽤⽬的を達しうる範囲内で、可能な限り匿名化しなければならない。
個⼈情報の第三者への提供
第９条
利⽤者等の同意にもとづく第三者提供
利⽤者等の個⼈情報を第三者に提供する際には、第４条に基づいて予め通知している場合を除き、原則として同意を得なくてはならない。法令に基づく第三者提供であっても、第三者提供をするか否かをステーションおよび相談支援事業所が任意に判断し得る場合には、提供に際して原則として本⼈の同意を得るものとする。
第１０条
利⽤者等本⼈の同意を必要としない第三者提供
以下の場合には、個⼈情報の保護に関する法律第23条の規定により、契約者の同意を得ることなく第三者へ提供することができる。
(1) 法令上の届け出義務、報告義務等に基づく場合にも、できる限り第三者提供の事実を契約者に告知しておくことが望ましい。
(2) 意識不明または判断能⼒に疑いがある契約者につき、病状等を家族、関係機関等に連絡、照会等をする場合。
(3) 地域がん登録事業への情報提供等、関係機関への情報提供等、公衆衛⽣の向上のために必要性があり、かつ契約者の同意を取得することが困難な場合。
(4) その他、法令に基づいて国、地⽅公共団体等の機関に協⼒するために個⼈情報の提供が必要であり、かつ契約者の同意を取得することにより、当該⽬的の達成に⽀障を及ぼす恐れがある場合。
個⼈情報の本⼈への開⽰と訂正
第１１条
個⼈情報保護の理念に基づく開⽰請求
ステーションおよび相談支援事業所の契約者は、ステーションおよび相談支援事業所が保有する契約者の個⼈情報について、開⽰を請求することができる。契約者等から契約者の個⼈情報の開⽰を求められた場合には、ステーションおよび相談支援事業所において協議のうえ、開⽰請求に応じるか否かを決定し、開⽰請求を受けた時から原則として15⽇以内に、開⽰を拒む場合にはその理由も付して、請求者に回答するものとする。契約者等からの個⼈情報の開⽰の求めが、以下の事由に該当すると判断された場合には、開⽰を拒むことができるものとする。
(1) 契約者⼜は第三者の⽣命、⾝体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
(2) ステーションおよび相談支援事業所の業務の適正な実施に著しい⽀障を及ぼすおそれがある場合
(3) 開⽰することが法令に違反する場合
第１２条
訪問(看護・介護)記録等の開⽰を求めうる者
ステーションおよび相談支援事業所の規程に基づいて記録等の開⽰を請求し得る者は、以下のとおりとする。
(1) 契約者またはその家族
(2) 契約者等の法定代理⼈
(3) 記録等の開⽰請求をすることについて契約者またはその家族から委任を受けた代理⼈
第１３条
内容の訂正・追加・削除請求
ステーションおよび相談支援事業所の契約者等が、ステーションおよび相談支援事業所の保有する契約者に関する情報に事実でない内容を発⾒した場合には、訂正・追加・削除（以下「訂正等」という）を申し出ることができる。
ステーションおよび相談支援事業所は訂正等の請求を受けた際には、訂正等の請求に応じるか否かを決定し、訂正等の請求を受けた時から原則として１ヶ⽉以内に請求者に対して回答するものとする。
第１４条
記録等の訂正等を拒みうる場合
第１３条の規程に基づく契約者等からの個⼈情報の訂正等の求めが、以下のいずれかの事由に該当すると判断された場合には、ステーションおよび相談支援事業所は訂正等を拒むことができるものとする。
(1) 当該情報の利⽤⽬的からみて訂正等が必要でない場合
(2) 当該情報に誤りがあるとの指摘が正しくない場合
(3) 訂正等の対象が事実でなく評価に関する情報である場合
(4) 対象となる情報についてステーションおよび相談支援事業所には訂正等の権限がない場合
第１５条
訂正等の⽅法
第１３条および第１４条の規程に基づいて記録等の訂正等をおこなう場合には、訂正前の記載が判読できるよう当該箇所を⼆重線等で抹消し、新しい記載の挿⼊を明⽰するものとする。訂正等の請求に応じなかった場合においても、請求があった事実を当該部分に注記しておくものとする。
第１６条
利⽤停⽌等の請求
契約者等が、ステーションおよび相談支援事業所が保有する契約者の個⼈情報の利⽤停⽌、第三者提供の停⽌、または消去（以下「利⽤停⽌等」という）を希望する場合は、その旨を申し出ることができる。
ステーションおよび相談支援事業所は、利⽤停⽌等の請求を受けた際にはステーションおよび相談支援事業所にて協議のうえ、利⽤停⽌等の請求に応じるか否かを決定し、請求を受けた時から原則として１ヶ⽉以内に請求者に対して回答するものとする。
苦情・相談等への対応
第１７条
苦情・相談等への対応
個⼈情報の取り扱い等に関する利⽤者等からの苦情・相談等は、「苦情対応に関する流れ」により対応するものとする。
第１８条
外部の苦情・相談受付窓⼝の紹介
第１７条により受け付けた利⽤者等からの苦情・相談等については、ステーションおよび相談支援事業所の指⽰に基づき、利⽤者等の意向を聞き、必要に応じて、⾏政の「相談窓⼝」等を紹介することとする。
８附則
本規程は令和6年1⽉１⽇から施⾏する。